Problemas comunes

Casi todo lo que “no funciona” en TopClosers viene de una de tres cosas: una integración que no está activa, un correo que no coincide, o una agencia sin suscripción. Esta página va problema por problema.

Antes de nada

Comprueba estas tres en 30 segundos: la suscripción está activa (Gestión → Suscripción), el grabador aparece como Activa (Gestión → Integraciones) y el correo del closer es el mismo con el que graba. Ahí está la mayoría de los casos.

Una llamada nunca llega

Síntoma. El closer ha grabado la reunión, la grabación existe en Fathom o Bluedot, pero no aparece nada en Llamadas.

Causas probables.

• La agencia está en el plan Gratis o se le acabó la prueba. Sin suscripción activa no entra ninguna grabación nueva.
• El closer no ha conectado su grabador, o lo conectó y luego lo desconectó.
• La grabación todavía se está procesando en el grabador. TopClosers la recibe cuando la transcripción está lista, no cuando cuelgas.
• En Bluedot, el endpoint que registraste no está suscrito al evento que trae la transcripción.

Cómo se arregla.

1. Mira Gestión → Suscripción. Si pone plan Gratis, empieza la prueba o reactiva la suscripción — mira Planes, prueba y facturación.
2. Ve a Gestión → Integraciones y comprueba que ese closer tiene su grabador con estado Activa.
3. Espera unos minutos más. Una llamada larga tarda en transcribirse.
4. Si es Fathom, usa Importar 7 días para traer lo que se haya quedado atrás. Mira Fathom.
5. Si es Bluedot, revisa en Bluedot que el endpoint esté suscrito a todos los eventos. Mira Bluedot.

Bluedot no permite importar

Lo que no llegó en su momento por Bluedot no se puede recuperar después. Si vas a estar sin suscripción unos días, cuéntalo con eso.

Una llamada llega pero no se asigna a ningún closer

Síntoma. La llamada aparece en la lista marcada como que requiere atención o sin asignar, y no tiene nota.

Causa. TopClosers atribuye cada grabación por el correo con el que se graba. Si ese correo no coincide con el de ningún miembro del equipo — porque el closer graba con su correo personal, porque se le invitó con otra dirección, o porque la cuenta de grabación es de la agencia y no de una persona — no hay a quién asignarla.

Cómo se arregla.

1. Abre Llamadas y asigna el closer correcto desde la propia fila. El análisis arranca solo al hacerlo.
2. Para que no se repita, alinea los correos: el correo de la invitación tiene que ser exactamente el mismo con el que esa persona graba. Mira Equipo.
3. Si un closer cambia de correo de grabación, vuelve a conectar su grabador con la cuenta nueva.

Nunca se pierde nada

Una llamada sin asignar conserva su grabación y su transcripción. Solo está esperando a que le pongas nombre.

El análisis falla o se queda atascado

Síntoma. La llamada aparece como Analizando durante mucho tiempo, o termina en Análisis fallido.

Causas probables.

• No hay manual activo. Sin rúbrica no hay contra qué puntuar.
• La transcripción es demasiado corta o está prácticamente vacía: una llamada de 40 segundos o una reunión en la que nadie habló no da material.
• Un fallo puntual mientras se generaba el informe.

Cómo se arregla.

1. Comprueba que tienes un manual subido y su rúbrica aprobada en Manual de ventas.
2. Reintenta el análisis desde la propia llamada.
3. Abre la transcripción y mírala: si está vacía o es un fragmento, el problema está en la grabación, no en TopClosers.
4. Si vuelve a fallar en llamadas normales, abre una incidencia indicando de qué llamada se trata. Mira Cuenta y soporte.

La nota parece injusta o una fase saca 0

Síntoma. El closer siente que la llamada fue bien pero la nota es baja, o una fase concreta sale a 0 en llamadas muy distintas.

Causa. La nota sale de tu rúbrica, no de un criterio genérico. Un 0 repetido casi siempre significa una de dos cosas: esa fase no ocurrió en la llamada, o sus criterios están escritos de forma que la IA no puede darlos por cumplidos con lo que se dice en la transcripción.

Cómo se arregla.

1. Abre el análisis y lee los criterios de esa fase antes que la nota. Ahí se ve exactamente qué se buscó y no se encontró. Mira Análisis de llamada.
2. Si el criterio es ambiguo (“hacer un buen descubrimiento”), reescríbelo en términos observables (“pregunta por el presupuesto disponible”). Mira Manual de ventas.
3. Revisa los pesos: si una fase que casi nunca aplica pesa mucho, hunde la nota global.
4. Si la llamada no era una llamada de ventas normal — una demo técnica, una reunión interna, un seguimiento de 5 minutos — exclúyela de la puntuación desde la propia llamada. Deja de contar para las medias, pero sigue contando para volumen y cash.

Cambiar la rúbrica no borra el pasado

Editar o regenerar la rúbrica no destruye las notas por fase ya calculadas. Los informes anteriores siguen siendo legibles tal y como se generaron.

Las citas no aparecen

Síntoma. El equipo tiene reuniones agendadas pero Citas está vacío o le faltan días.

Causas probables.

• No hay CRM ni agenda conectados.
• La conexión aparece como Caducada: dejó de sincronizar.
• En Calendly, los tipos de evento de esas reuniones no están seleccionados como llamadas de venta.
• La agencia está en el plan Gratis: no entran citas nuevas ni se pueden importar.

Cómo se arregla.

1. Ve a Gestión → Integraciones y mira el estado de GoHighLevel o Calendly. Si está caducada, pulsa Reconectar — tus datos existentes no se tocan.
2. En Calendly, abre Elegir tipos de evento y marca los que cuentan como llamadas de venta.
3. Usa la importación para traer los últimos días de golpe.
4. Comprueba la suscripción en Planes, prueba y facturación.

Una llamada no se enlaza con su cita

Síntoma. La cita está ahí y la llamada también, pero la fila de la cita dice que no hay grabación.

Causa. El enlace entre llamada y cita se hace cuando coinciden el contacto y la franja horaria. Si la reunión se movió mucho respecto a la hora agendada, si el lead entró con otro correo, o si la cita no tiene contacto asociado, no hay por dónde cruzarlas.

Cómo se arregla. Poco que hacer, y poco que perder: el análisis nunca depende de este enlace. La llamada se puntúa igual y el coaching es idéntico. Lo único que se resiente es el reporte de resultados. Para que ocurra más a menudo:

• Manten los correos del lead correctos en el CRM.
• Reagenda en el CRM en vez de mover la reunión por mensajes.
• En Bluedot, conecta también tu calendario: sin él no llegan los correos de los asistentes y el cruce es imposible.

Más contexto en Citas.

Las comisiones salen a cero

Síntoma. Hay ventas cerradas pero Comisiones marca 0.

Causas probables.

• La llamada se marcó como cerrada sin producto. Sin producto no hay regla de comisión que aplicar.
• El producto existe pero no tiene regla de comisión configurada.
• La venta está como Pendiente de pago: vendida, pero el dinero aún no ha entrado. Cuenta como pendiente, no como ganada.
• No se registró el importe.

Cómo se arregla.

1. Crea tus productos con su regla de comisión — porcentaje o importe fijo — en Productos.
2. Vuelve a las llamadas cerradas y edita su resultado: elige el producto y pon el importe.
3. Cuando el dinero entre, cambia el resultado de pendiente de pago a cerrado.
4. Repasa qué es cada cifra en Comisiones.

La comisión se fija al registrar la venta

Cada venta guarda la regla que estaba vigente cuando se registró. Cambiar la regla de un producto no recalcula las ventas antiguas — es a propósito, para que lo ya pagado no se mueva.

Un closer no ve algo que espera ver

Síntoma. Un miembro del equipo dice que le falta un menú, un panel o unas llamadas.

Causa. Casi siempre es el rol, funcionando como debe. Un closer ve solo lo suyo y no tiene acceso a la gestión de la agencia.

Un closer no ve: el manual de ventas, el equipo, los productos, la suscripción, ni las llamadas, notas, citas y comisiones de sus compañeros.

Un closer sí ve: sus llamadas y su feedback, su coaching, sus citas, sus estadísticas y comisiones, y la conexión de su propio grabador.

Cómo se arregla. Si esa persona necesita ver a todo el equipo, tiene que ser dueño de la agencia. No es algo que se pueda ajustar por pantalla. Mira Equipo y la tabla de roles en ¿Qué es TopClosers?.

No llega el correo de invitación

Síntoma. Has invitado a un closer y dice que no ha recibido nada.

Causas probables. Filtro de spam, un correo mal escrito, o la invitación caducó antes de que la abriera.

Cómo se arregla.

1. Que revise spam y correo no deseado.
2. Comprueba letra por letra la dirección en Equipo — es la misma que después atribuye sus grabaciones.
3. Si la invitación aparece como caducada o ya usada, cancélala y envía una nueva.
4. Si aun así no llega, que entre por su cuenta desde la pantalla de inicio de sesión con ese mismo correo y luego reenvíale el enlace de invitación.

El grabador aparece como desconectado

Síntoma. En Integraciones, el grabador de un closer figura como No conectada o Caducada, y sus llamadas han dejado de entrar.

Causas probables.

• En Fathom: la clave de API se regeneró, se revocó, o cambió la cuenta.
• En Bluedot: se borró el endpoint dentro de Bluedot o se rotó el secreto de firma.
• Alguien pulsó Desconectar, o eligió otro grabador para esa persona (elegir uno sustituye al anterior).

Cómo se arregla.

1. Vuelve a conectar desde Gestión → Integraciones, en la fila de ese closer: pega la clave nueva en Fathom, o vuelve a pegar el secreto de firma en Bluedot.
2. Con Fathom, después de reconectar usa Importar 7 días para recuperar lo perdido.
3. Recuerda que cada persona graba con una sola herramienta. Si conectas la segunda, sustituye a la primera.

Las llamadas ya importadas y su feedback no se pierden al desconectar ni al reconectar.

Sigue sin funcionar

Pregunta primero en Ayuda, el asistente del menú lateral: responde con esta documentación y puede mirar cómo está configurada tu agencia. Si no lo resuelve, abre una incidencia desde tu menú de usuario contando qué esperabas, qué pasó y cuándo empezó. Lo tienes en Cuenta y soporte.