Configuración paso a paso

Esta es la ruta completa, en el orden que funciona. Cada paso desbloquea el siguiente: sin manual no hay con qué puntuar, sin closers invitados no hay a quién atribuir las llamadas y sin grabador conectado no llega ninguna grabación. Si te lo saltas, la primera llamada se queda esperando.

Cuenta con unos 30-40 minutos la primera vez. Los pasos 1 a 4 son imprescindibles; los pasos 5 y 6 son los que hacen que los resultados y las comisiones se calculen solos.

Antes de empezar

Ten a mano el PDF de tu manual de ventas y la lista de emails de tus closers — el mismo email con el que cada uno graba sus llamadas. Es la pieza que más problemas evita.

Los pasos

1. Crea la agencia y elige su idioma

   Regístrate en app.topclosers.ai con tu nombre y el nombre de tu agencia. En el mismo formulario eliges el idioma del feedback.

   Ese idioma no es solo el de la interfaz: es el idioma en el que la IA escribe todo lo que genera para tu agencia — el informe de coaching de cada llamada (resumen, criterios, puntos fuertes y mejoras), el correo de coaching que reciben tus closers y la rúbrica que sale de tu manual de ventas.

   Te enviamos un enlace de acceso de un solo uso por correo. Al abrirlo, tu espacio de trabajo queda creado y aterrizas en el Panel.

   Puedes cambiar el idioma más tarde en Gestión → Agencia. Los informes ya generados conservan el idioma con el que se escribieron; el cambio se aplica a los siguientes.

   Elige el idioma de tu equipo, no el tuyo

   Si tus closers venden en español, deja el idioma en español aunque tú navegues en inglés. El coaching lo leen ellos.

2. Sube tu manual de ventas y revisa la rúbrica

   Ve a Gestión → Manual y sube el documento que describe cómo vende tu equipo. Se admiten PDF, texto plano (.txt) y Markdown (.md), hasta 20 MB. Ponle un título corto que tu equipo reconozca.

   La IA lo lee y prepara tu rúbrica: los apartados por los que se puntúa cada llamada. Hay dos tipos:

   • Fases de la venta — las etapas en orden (apertura, descubrimiento, presentación, cierre…). Cada una se evalúa sobre su tramo de la conversación.
   • Criterios generales — estándares que no pertenecen a una fase concreta y se evalúan sobre la llamada entera: tono, metodología, quién habla más, disciplina de cierre y seguimiento.

   Cada apartado tiene un peso — su parte de la nota total — y unos criterios de éxito. Los pesos de todos los apartados deben sumar 100 %.

   Revisa la propuesta apartado por apartado antes de guardar: es lo que más determina la calidad del feedback. Los criterios se escriben como una regla por línea, con comportamientos observables:

   +3 pt: hace al menos dos preguntas abiertas sobre la situación actual antes de presentar nada.
   +2 pt: cuantifica el coste del problema con una cifra que da el propio prospecto.

   Cuando estés conforme, pulsa Guardar rúbrica. A partir de ahí las llamadas nuevas se puntúan con ella. Puedes reemplazar el manual cuando quieras: se guarda como una versión nueva y las llamadas ya puntuadas siguen referenciando la versión con la que se evaluaron.

   Todo el detalle está en Manual de ventas.

3. Invita a tus closers

   Ve a Gestión → Equipo e invita a cada closer por email. Recibe un enlace para crear su cuenta y entra directamente en tu agencia con rol de closer, viendo solo sus propias llamadas y su feedback.

   El email de la invitación es la clave

   Invita a cada closer con el mismo email que usa en su herramienta de grabación. Ese email es lo que enlaza una grabación con una persona. Si no coincide, sus llamadas entran igual pero quedan en Requiere atención y tendrás que asignarlas a mano una por una.

   Si el envío de correo está configurado, la invitación sale automáticamente. En cualquier caso puedes copiar el enlace de invitación y mandárselo tú por el canal que uses. Las invitaciones pendientes se ven en la misma pantalla y puedes cancelarlas.

   Eliminar a un closer le quita el acceso de inmediato, pero sus llamadas y análisis anteriores se quedan en tu espacio de trabajo.

   Más detalle en Equipo.

4. Cada closer conecta su grabador

   Este paso lo hace cada closer en su propia cuenta, en Gestión → Integraciones. Es la única pantalla de gestión que los closers ven, justamente por esto.

   Cada persona graba con una sola herramienta: Fathom o Bluedot. No conectes las dos para la misma persona.

   • Fathom — se conecta pegando la clave de API de esa cuenta de Fathom. TopClosers configura la sincronización automática y además permite importar los últimos 7 días de grabaciones. Guía: Fathom.
   • Bluedot — graba sin meter un bot en la reunión. Se configura al revés: copias tu dirección de webhook desde TopClosers, la añades como endpoint dentro de Bluedot y pegas de vuelta su secreto de firma. No permite importar histórico. Guía: Bluedot.

   A partir de ese momento, cada grabación nueva aparece en Llamadas con su transcripción y se puntúa sola, normalmente unos minutos después de terminar la reunión.

   Los closers no necesitan hacer nada más

   Una vez conectado el grabador, un closer solo tiene que vender. No sube nada, no lanza ningún análisis y no toca la rúbrica.

   Comparativa de las dos opciones en Integraciones.

5. Conecta el CRM o la agenda

   Esto lo hace el dueño de la agencia, una sola vez para toda la agencia, también en Gestión → Integraciones.

   • GoHighLevel — tu CRM. Al conectar se abre GoHighLevel para que apruebes el acceso a la sub-cuenta (ubicación) en la que tu equipo reserva las citas. Sincroniza citas reservadas, asistencias, ausencias y resultados. Guía: GoHighLevel.
   • Calendly — tu herramienta de agenda. Al conectar apruebas el acceso a la cuenta en la que tu equipo reserva las reuniones y después eliges qué tipos de evento cuentan como llamadas de venta. Guía: Calendly.

   Justo después de conectar te ofrecemos importar tus citas recientes para que tu equipo vea el calendario poblado desde el primer día. A partir de ahí todo entra solo.

   Este paso es opcional para puntuar llamadas, pero es el que hace posible el embudo de citas, las tasas de asistencia y el cálculo de resultados en Estadísticas y Citas.

6. Define tus productos y las reglas de comisión

   Ve a Gestión → Productos y crea lo que vende tu agencia. Cada producto lleva:

   • un precio por defecto, que se rellena solo al registrar una venta y se puede cambiar en cada una;
   • una regla de comisión, que puede ser un porcentaje del precio o una cantidad fija.

   Cuando un closer marca una llamada como cerrada y elige el producto, la comisión se calcula con esa regla y queda congelada en la llamada. Editar el producto después no cambia las comisiones ya generadas.

   Con esto, Comisiones deja de ser una hoja de cálculo: cada closer ve lo que ha cobrado y lo que ha devengado. Detalle en Productos y Comisiones.

7. Haz la primera llamada y lee el primer análisis

   Graba una llamada real como siempre. Al terminar:

   1. Espera unos minutos y abre Llamadas.
   2. La llamada aparece y pasa de Esperando análisis a Analizando y luego a Analizada.
   3. Ábrela: verás la nota global, la nota de cada apartado con su peso, qué salió bien, qué mejorar, las objeciones y los momentos clave con su marca de tiempo, junto a la transcripción completa.
   4. Registra el resultado de la llamada (cerrado, pendiente de pago, 2ª llamada, follow up o perdido) y, si hubo venta, el producto y el importe.

   Si la llamada aparece como Requiere atención, el email del grabador no coincidió con ningún miembro: asígnale el closer correcto desde la lista y la puntuación arranca automáticamente.

   Cómo leer el informe, apartado por apartado, está en Análisis de llamada.

Comprobaciones al terminar

Antes de dar la configuración por buena, repasa esto:

• El idioma de la agencia es el idioma en el que quieres el coaching de tu equipo.
• El manual está subido y la rúbrica revisada, con los pesos sumando 100 %.
• Todos los closers están invitados con el email con el que graban.
• Cada closer tiene un grabador conectado (uno solo, Fathom o Bluedot).
• El CRM o la agenda está conectado y muestra la conexión como activa.
• Los productos están creados con su regla de comisión.
• Tienes una suscripción activa o tu prueba gratuita en marcha — en el plan Gratis no se importa ni se analiza ninguna llamada. Ver Planes y facturación.
• La primera llamada aparece como Analizada y su feedback tiene sentido para tu proceso.

Si algo no cuadra

La causa más habitual de una llamada que no llega o no se atribuye es un email que no coincide entre la invitación y el grabador. Empieza por ahí, y luego mira Problemas frecuentes. Dentro del producto también tienes Ayuda, el asistente de IA, y puedes abrir un ticket de soporte desde tu menú de usuario — Cuenta y soporte.

Y a partir de aquí

Con la agencia en marcha, lo que da rendimiento es la rutina semanal: revisar Coaching closer por closer, mirar las Objeciones que más se repiten para reforzar los argumentarios, y usar Estadísticas para ver si la nota media sube a la vez que el cash collected. Cuando el proceso de venta cambie, actualiza el manual: la rúbrica se versiona y las llamadas antiguas conservan la suya.