Citas

Citas es la agenda comercial de tu agencia dentro de TopClosers: cada reserva que entra por tu CRM o tu herramienta de agenda aparece aquí con su lead, su closer, su hora y cómo terminó. Es el contexto que convierte una lista de grabaciones en un embudo: cuántas se reservaron, cuántas se celebraron y cuántas se cayeron.

Qué es

Las citas no se crean en TopClosers: se sincronizan desde las herramientas donde tu equipo ya agenda. Hoy hay dos orígenes:

GoHighLevel

Una conexión por agencia. Las reservas, los cambios de estado y las cancelaciones llegan solos. Ver GoHighLevel.

Calendly

Una conexión por agencia. Eliges qué tipos de evento cuentan como llamada de ventas y solo esos entran. Ver Calendly.

Ambos orígenes alimentan la misma lista con el mismo formato, así que puedes tener los dos conectados sin duplicar pantallas ni criterios.

Cómo se configura

1. El dueño de la agencia entra en Ajustes → Integraciones y conecta GoHighLevel, Calendly o ambos.
2. En el caso de Calendly, elige los tipos de evento que se consideran llamadas de ventas.
3. Justo después de conectar, TopClosers ofrece importar las reservas recientes para que la agenda no empiece vacía. Puedes aceptarlo en ese momento o hacerlo más tarde.
4. A partir de ahí, cada reserva, cambio y cancelación se sincroniza sola.

Importar sin esperar

Si te saltaste la importación al conectar, el dueño tiene en la propia página de Citas un botón para importar los últimos 7 días de GoHighLevel. Es la forma rápida de arrancar con datos reales.

Qué ves

La página ofrece dos formas de leer la misma agenda, con un conmutador arriba a la derecha: Lista y Calendario. TopClosers recuerda tu elección en ese navegador, así que si trabajas en calendario, cada vez que vuelvas encontrarás el calendario.

Vista de lista

Una tabla con las citas más recientes:

Columna	Qué muestra
Lead	Nombre del contacto y su email o teléfono.
Closer	A quién pertenece la cita, o «Sin asignar».
Programada	Fecha y hora de la reserva.
Estado	Reservada, Asistió, No asistió o Cancelada.
Llamada grabada	Enlace a la llamada enlazada, o «Sin grabación aún».
Info	Abre el informe del lead, cuando está disponible.

El dueño de la agencia puede además filtrar por closer. Un closer no necesita ese filtro: su agenda ya está limitada a sus propias citas.

Vista de calendario

El mes completo, con cada cita colocada en su día. Cada closer tiene su propio color, estable: la misma persona conserva su tono al cambiar de mes o de filtro, así que un vistazo basta para ver quién está cargando qué días. Encima de la cuadrícula hay una leyenda con los closers que aparecen ese mes y el total de citas.

Para moverte entre meses usa las flechas de mes anterior y mes siguiente, o el botón Hoy para volver al mes en curso. El mes visible forma parte de la dirección de la página, así que puedes compartir o guardar un mes concreto y se abrirá exactamente en él.

Al pulsar un día se abre el detalle de esa jornada con todas sus citas.

Estados y resultado

Cada cita tiene un estado que refleja qué pasó con la reunión:

Estado	Qué significa
Reservada	Está agendada y aún no se ha celebrado.
Asistió	El lead se presentó y la llamada se celebró.
No asistió	El lead no apareció.
Cancelada	La reserva se anuló o quedó invalidada antes de celebrarse.

Además, la cita lleva un resultado comercial — Pendiente, Ganada o Perdida — que resume si esa oportunidad terminó en venta.

El estado llega ya sincronizado desde el origen: si en GoHighLevel marcas una cita como no-show, TopClosers la actualiza sola. Cuando el origen no lo refleja bien, el dueño de la agencia puede corregir el estado directamente en la lista, sobre la propia fila. Los closers ven el estado, pero no lo editan.

Dónde vive el resultado de la venta

El resultado comercial que alimenta comisiones y caja se registra sobre la llamada, no sobre la cita: producto, importe y tipo de pago se guardan ahí. Lo tienes en Llamadas.

Cómo se enlaza una cita con su llamada

Una cita dice que había una reunión agendada; una llamada es la grabación de esa reunión. TopClosers las une automáticamente cuando encuentra suficiente evidencia:

• El contacto coincide — el email o el teléfono del lead aparece entre los participantes de la llamada.
• La franja horaria cuadra — la grabación cae alrededor de la hora reservada.
• Si además coincide el closer, mejor.

Cuando encaja, la fila de la cita muestra un enlace Ver llamada, y la llamada muestra el contexto de la reserva. Cuando no encaja, la cita indica «Sin grabación aún» y el dueño puede vincularla a mano desde la llamada, eligiendo entre las citas programadas alrededor de esa fecha.

El análisis nunca espera al enlace

Que una llamada no esté vinculada a una cita no bloquea nada: la transcripción, la puntuación y el coaching funcionan igual. El enlace solo enriquece el reporte — asistencia, cancelaciones, embudo y resultado. Si ves llamadas analizadas sin cita, sigues teniendo todo el feedback.

Cómo se traduce la agenda en informes

Los estados de las citas no se quedan en esta pantalla: son la base de las métricas de actividad de toda la agencia.

Lo que ves en la agenda	Dónde aparece después
Citas reservadas	La tarjeta En calendario del resumen de Llamadas.
Citas canceladas	La tarjeta Canceladas y la tasa de cancelación.
Citas con asistencia	La tarjeta En vivo y la tasa de asistencia.
Ventas registradas en la llamada	La tarjeta Cierres, las comisiones y el embudo de estadísticas.

Por eso conviene que el estado de la cita sea fiel: una cita que se celebró pero sigue marcada como «Reservada» hunde tu tasa de asistencia sin que nadie haya hecho nada mal.

Quién aparece en cada cita

Cada cita trae dos personas:

• El lead — el contacto del otro lado, con su nombre y su email o teléfono tal y como están en el origen. Es también la clave con la que se busca la llamada grabada.
• El closer — el comercial al que pertenece la reserva, según el calendario de origen.

Cuando el origen aporta suficiente información del contacto, la columna Info abre el informe del lead: un resumen estandarizado de lo que tu CRM sabe de esa persona, útil para preparar la llamada antes de entrar.

Qué puede hacer cada rol

Acción	Dueño	Closer
Ver todas las citas de la agencia	Sí	No — solo las suyas
Filtrar por closer	Sí	No lo necesita
Cambiar entre lista y calendario	Sí	Sí
Cambiar el estado de una cita	Sí	No
Importar reservas recientes	Sí	No
Vincular una llamada con una cita	Sí	No
Generar el informe del lead	Sí	Sí, en sus citas

Consideraciones

• Las citas son de solo lectura salvo el estado: se crean y se cancelan en tu CRM o tu agenda, no en TopClosers.
• Una cita sin closer asignado aparece como «Sin asignar»; suele deberse a que el calendario de origen no identifica al comercial. Revisa la configuración del origen en Integraciones.
• La importación trae reservas recientes, no todo tu histórico. Es para arrancar con contexto, no para migrar años de agenda.
• La sincronización automática de Calendly requiere un plan de pago de Calendly; sin él, importa las reservas manualmente.
• En el plan Gratis la importación de citas está limitada. Ver Planes y facturación.

Buenas prácticas

• Mantén el estado a día en tu CRM, no en TopClosers. Al sincronizarse, cualquier corrección manual aquí se queda desactualizada en el origen.
• Usa el calendario para repartir carga y la lista para revisar resultados: son dos preguntas distintas sobre los mismos datos.
• Un solo origen por tipo de llamada. Si el mismo evento entra por GoHighLevel y por Calendly, tendrás dos citas para una reunión y el embudo se infla.
• Revisa las citas sin grabación al cerrar la semana: o el closer no grabó, o su grabador no está conectado. Empieza por Equipo y roles.
• Cruza asistencia y cancelaciones con las estadísticas antes de sacar conclusiones sobre un closer.