Citas

Citas es la agenda comercial de tu agencia dentro de TopClosers: cada reserva que entra por tu CRM o tu herramienta de agenda aparece aquí con su lead, su closer, su hora y cómo terminó. Es el contexto que convierte una lista de grabaciones en un embudo: cuántas se reservaron, cuántas se celebraron y cuántas se cayeron.

En el menú lateral está en Agenda → Citas, junto a Recordatorios.

Qué es

Las citas no se crean en TopClosers: se sincronizan desde las herramientas donde tu equipo ya agenda. Hoy hay dos orígenes:

HighLevel

Una conexión por agencia. Las reservas, los cambios de estado y las cancelaciones llegan solos. Ver HighLevel.

Calendly

Una conexión por agencia. Eliges qué tipos de evento cuentan como llamada de ventas y solo esos entran. Ver Calendly.

Ambos orígenes alimentan la misma lista con el mismo formato, así que puedes tener los dos conectados sin duplicar pantallas ni criterios.

Cómo se configura

1. El dueño de la agencia entra en Ajustes → Integraciones y conecta HighLevel, Calendly o ambos.
2. En el caso de Calendly, elige los tipos de evento que se consideran llamadas de ventas.
3. Justo después de conectar, TopClosers ofrece importar las reservas recientes para que la agenda no empiece vacía. Puedes aceptarlo en ese momento o hacerlo más tarde.
4. A partir de ahí, cada reserva, cambio y cancelación se sincroniza sola.

Importar sin esperar

Si te saltaste la importación al conectar, el dueño tiene en la propia página de Citas un botón para importar los últimos 7 días de HighLevel. Es la forma rápida de arrancar con datos reales.

Qué ves

La página ofrece dos formas de leer la misma agenda, con un conmutador arriba a la derecha: Lista y Calendario. TopClosers recuerda tu elección en ese navegador, así que si trabajas en calendario, cada vez que vuelvas encontrarás el calendario.

Vista de lista

Una tabla con las citas más recientes:

Columna	Qué muestra
Lead	Nombre del contacto y su email o teléfono.
Closer	A quién pertenece la cita, o «Sin asignar».
Programada	Fecha y hora de la reserva.
Estado	Reservada, Asistió, No asistió o Cancelada.
Llamada grabada	Enlace a la llamada enlazada, o «Sin grabación aún».
Info	Abre el informe del lead, cuando está disponible.

El dueño de la agencia puede además filtrar por closer. Un closer no necesita ese filtro: su agenda ya está limitada a sus propias citas.

Vista de calendario

El mes completo, con cada cita colocada en su día. Cada closer tiene su propio color, estable: la misma persona conserva su tono al cambiar de mes o de filtro, así que un vistazo basta para ver quién está cargando qué días. Encima de la cuadrícula hay una leyenda con los closers que aparecen ese mes y el total de citas.

Para moverte entre meses usa las flechas de mes anterior y mes siguiente, o el botón Hoy para volver al mes en curso. El mes visible forma parte de la dirección de la página, así que puedes compartir o guardar un mes concreto y se abrirá exactamente en él.

Al pulsar un día se abre el detalle de esa jornada con todas sus citas.

Estados y resultado

Cada cita tiene un estado que refleja qué pasó con la reunión:

Estado	Qué significa
Reservada	Está agendada y aún no se ha celebrado.
Asistió	El lead se presentó y la llamada se celebró.
No asistió	El lead no apareció.
Cancelada	La reserva se anuló o quedó invalidada antes de celebrarse.

Además, la cita lleva un resultado comercial — Pendiente, Ganada o Perdida — que resume si esa oportunidad terminó en venta.

El estado llega ya sincronizado desde el origen: si en HighLevel marcas una cita como no-show, TopClosers la actualiza sola. Cuando el origen no lo refleja bien, se corrige directamente en la lista, sobre la propia fila — y también desde el detalle del día en la vista de calendario.

Puede corregirlo cualquier miembro sobre las citas que ve: el dueño de la agencia sobre cualquiera, y cada closer sobre las suyas. Gestionar tu propia agenda es parte de vender, así que no hace falta pedírselo a nadie.

Es una corrección, no un candado

HighLevel (o Calendly) sigue siendo la fuente. Si más tarde llega un webhook para esa misma cita, el estado se vuelve a actualizar desde el origen.

Dónde vive el resultado de la venta

El resultado comercial que alimenta comisiones y caja se registra sobre la llamada, no sobre la cita: producto, importe y tipo de pago se guardan ahí. Lo tienes en Llamadas.

Reprogramar una cita

Cambiar el estado corrige lo que ya pasó; reprogramar mueve la reunión. Junto a la fecha de cada cita de HighLevel hay un botón de reloj que abre el formulario: eliges día y hora nuevos, decides si quieres que HighLevel avise al lead, y confirmas.

El cambio se escribe primero en HighLevel y solo después en TopClosers. Es deliberado: tu CRM sigue siendo la fuente, así que si HighLevel rechaza el cambio nada se mueve y las dos agendas siguen diciendo lo mismo. La reunión conserva su duración: solo se desplaza.

• Puede hacerlo el dueño de la agencia sobre cualquier cita, y cada closer sobre las suyas.
• Solo aparece en las citas que vienen de HighLevel. Las de Calendly se reprograman desde el enlace de Calendly.
• Si marcas «Avisar al lead del cambio», el aviso lo envía HighLevel con sus propias plantillas de calendario.

Si falta permiso de calendario

Si TopClosers no puede editar el calendario, el formulario lo dice y explica el arreglo: el dueño de la agencia debe ir a Ajustes → Integraciones, desconectar HighLevel y volver a conectarlo. Los permisos de una conexión se fijan al instalarla y no se amplían solos, así que las agencias que conectaron HighLevel hace tiempo necesitan ese reconectado una única vez.

Cómo se enlaza una cita con su llamada

Una cita dice que había una reunión agendada; una llamada es la grabación de esa reunión. TopClosers las une automáticamente cuando encuentra suficiente evidencia:

• El contacto coincide — el email o el teléfono del lead aparece entre los participantes de la llamada.
• La franja horaria cuadra — la grabación cae alrededor de la hora reservada.
• Si además coincide el closer, mejor.

Cuando encaja, la fila de la cita muestra un enlace Ver llamada, y la llamada muestra el contexto de la reserva. Cuando no encaja, la cita indica «Sin grabación aún» y el dueño puede vincularla a mano desde la llamada, eligiendo entre las citas programadas alrededor de esa fecha.

El análisis nunca espera al enlace

Que una llamada no esté vinculada a una cita no bloquea nada: la transcripción, la puntuación y el coaching funcionan igual. El enlace solo enriquece el reporte — asistencia, cancelaciones, embudo y resultado. Si ves llamadas analizadas sin cita, sigues teniendo todo el feedback.

Cómo se traduce la agenda en informes

Los estados de las citas no se quedan en esta pantalla: son la base de las métricas de actividad de toda la agencia.

Lo que ves en la agenda	Dónde aparece después
Citas reservadas	La tarjeta En calendario del resumen de Llamadas.
Citas canceladas	La tarjeta Canceladas y la tasa de cancelación.
Citas con asistencia	La tarjeta En vivo y la tasa de asistencia.
Ventas registradas en la llamada	La tarjeta Cierres, las comisiones y el embudo de estadísticas.

Por eso conviene que el estado de la cita sea fiel: una cita que se celebró pero sigue marcada como «Reservada» hunde tu tasa de asistencia sin que nadie haya hecho nada mal.

Quién aparece en cada cita

Cada cita trae dos personas:

• El lead — el contacto del otro lado, con su nombre y su email o teléfono tal y como están en el origen. Es también la clave con la que se busca la llamada grabada.
• El closer — el comercial al que pertenece la reserva, según el calendario de origen.

Cuando el origen aporta suficiente información del contacto, la columna Info abre el informe del lead: un resumen estandarizado de lo que tu CRM sabe de esa persona, útil para preparar la llamada antes de entrar.

Qué puede hacer cada rol

Acción	Dueño	Closer
Ver todas las citas de la agencia	Sí	No — solo las suyas
Filtrar por closer	Sí	No lo necesita
Cambiar entre lista y calendario	Sí	Sí
Cambiar el estado de una cita	Sí	Sí, en las suyas
Reprogramar una cita (HighLevel)	Sí	Sí, en las suyas
Importar reservas recientes	Sí	No
Vincular una llamada con una cita	Sí	No
Generar el informe del lead	Sí	Sí, en sus citas

Consideraciones

• Las citas se crean y se cancelan en tu CRM o tu agenda, no en TopClosers. Desde aquí puedes corregir el estado y mover la fecha y la hora de las de HighLevel; lo demás es de solo lectura.
• Una cita sin closer asignado aparece como «Sin asignar»; suele deberse a que el calendario de origen no identifica al comercial. Revisa la configuración del origen en Integraciones.
• La importación trae reservas recientes, no todo tu histórico. Es para arrancar con contexto, no para migrar años de agenda.
• La sincronización automática de Calendly requiere un plan de pago de Calendly; sin él, importa las reservas manualmente.
• En el plan Gratis la importación de citas está limitada. Ver Planes y facturación.

Buenas prácticas

• Reprograma desde aquí, no a mano en los dos sitios. El botón de reprogramar escribe en HighLevel; mover la cita en el CRM y además «corregirla» en TopClosers es lo que acaba descuadrando las dos agendas.
• Usa el calendario para repartir carga y la lista para revisar resultados: son dos preguntas distintas sobre los mismos datos.
• Un solo origen por tipo de llamada. Si el mismo evento entra por HighLevel y por Calendly, tendrás dos citas para una reunión y el embudo se infla.
• Revisa las citas sin grabación al cerrar la semana: o el closer no grabó, o su grabador no está conectado. Empieza por Equipo y roles.
• Cruza asistencia y cancelaciones con las estadísticas antes de sacar conclusiones sobre un closer.