Análisis de llamadas

Cada llamada grabada llega a TopClosers, se transcribe y se puntúa contra el manual de ventas de tu agencia. El resultado es un informe por llamada: una nota de 0 a 10, el desglose apartado por apartado, qué salió bien, qué mejorar, las objeciones que aparecieron y los momentos que merecen escucharse otra vez.

El dueño ve el análisis de todas las llamadas de la agencia; cada closer ve solo el de las suyas.

Qué es

Nota global

De 0 a 10. No la decide la IA “a ojo”: se calcula a partir de las notas por apartado y sus pesos.

Desglose por apartado

Cada fase y cada criterio general con su nota, sus criterios cumplidos y su coaching propio.

Contexto del lead

Temperatura, motivación, dolores expresados y objeciones, con citas literales de la conversación.

Cómo funciona

1. Termina la llamada y el grabador (Fathom o Bluedot) envía la grabación a TopClosers. Suele tardar unos minutos.

2. Se identifica al closer por el correo con el que se grabó. Si no coincide con nadie del equipo, la llamada queda como Requiere atención y el análisis espera a que el dueño asigne a la persona correcta.

3. Se analiza contra la rúbrica activa. La llamada pasa por el estado Analizando…; suele durar un par de minutos.

4. El informe queda listo. La llamada pasa a Analizada y el closer recibe un correo con la nota y los puntos de mejora.

Puedes lanzarlo tú

Si una llamada se quedó sin puntuar, el dueño tiene “Analizar ahora” en la ficha de la llamada. Si ya se analizó y quieres repetirlo, está “Reanalizar”.

Qué ves

El análisis se organiza en pestañas dentro de la ficha de la llamada.

Resumen

La vista de entrada: la nota global, el Scorecard con todos los apartados de un vistazo, Qué mejorar (lo más importante de la llamada, destacado arriba), Qué salió bien, los Momentos clave y la transcripción completa.

El closer

El Rendimiento por apartado: cada fase de tu manual y cada criterio general con su nota sobre 10 y su peso. Dentro de cada apartado encontrarás:

• Lo que funcionó — qué hizo bien el closer en ese tramo.
• A mejorar — el consejo concreto, con la frase que podría haber usado. Es la parte más extensa del informe a propósito.
• Ver criterios — el desglose regla por regla de tus criterios de éxito, cada una marcada como Cumplido, Parcial o No cumplido, con la cita de la transcripción que lo demuestra.
• Métricas puntuales del apartado, como su duración.

Los criterios generales llevan la etiqueta Toda la llamada, porque se juzgan sobre la conversación entera y no sobre un tramo.

El lead

El perfil de la persona al otro lado: tipo de lead, temperatura (caliente, templado o frío), nivel de consciencia antes y después de la llamada, su motivación principal, el detonante de compra (lo que dijo frente a lo que de verdad lo mueve) y los dolores expresados con su severidad. Todo apoyado en citas literales.

Objeciones y plan

Cada objeción que apareció — incluidas las blandas, del tipo “me lo tengo que pensar” — con cómo se manejó, una calidad del manejo de 0 a 100 y qué decir la próxima vez. Debajo, el plan de acción priorizado para ese lead concreto.

Las objeciones se nombran con etiquetas cortas y reutilizables (“Precio”, “Consultar con la pareja”) para poder agregarlas después en Objeciones.

Momentos clave

Entre dos y seis instantes con marca de tiempo, la cita literal y por qué importan. Sirven para escuchar solo el trozo que te interesa en lugar de toda la grabación.

Cómo se calcula la nota

La nota global no es una impresión. Cada apartado se puntúa de 0 a 10 evaluando sus criterios uno a uno, y la nota global es la media de esas notas ponderada por el peso de cada apartado. Si Descubrimiento pesa 25% y Cierre 30%, eso es exactamente lo que pesan en el resultado.

Dos consecuencias prácticas:

• Cambiar los pesos en la rúbrica cambia las notas de las llamadas futuras, no las ya analizadas.
• La nota que ves y los pesos que ves siempre concuerdan, porque cada análisis guarda los pesos con los que se calculó.

Idioma del análisis

Todo el texto que produce la IA — resumen, coaching por apartado, fortalezas, mejoras, nombres de apartado — se escribe en el idioma de la agencia, aunque la llamada o el manual estén en otro idioma. Las citas literales de la transcripción se mantienen en su idioma original para que la evidencia siga siendo fiel.

Cambia el idioma en los ajustes de la agencia.

Estados de una llamada

• Requiere atención — no se sabe qué closer atendió la llamada. El análisis está en pausa hasta que se asigne.
• Esperando análisis — la llamada llegó y está en cola.
• Analizando… — se está puntuando. Un par de minutos, normalmente.
• Analizada — el informe está listo.
• Análisis fallido — algo no salió bien al puntuar.

Puedes filtrar la lista por estado desde Llamadas.

Reanalizar una llamada

El botón Reanalizar vuelve a puntuar la llamada con la rúbrica activa hoy y sustituye el informe anterior. Es lo que quieres cuando:

• Has cambiado los criterios y quieres ver esa llamada con la vara de medir nueva.
• El análisis falló.
• El informe llegó incompleto — por ejemplo, sin perfil del lead o sin objeciones.

Sustituye, no añade

Reanalizar reemplaza el informe: el análisis anterior no se conserva. Y como usa la rúbrica actual, la nota puede subir o bajar sin que el closer haya hecho nada distinto.

Llamadas sin calificar

A veces una llamada no debería contar: una demo interna, una llamada de soporte, una conversación cortada a los dos minutos. Para eso está No calificar.

Al excluir una llamada de la calificación:

• Se oculta su nota y aparece la etiqueta Sin calificar.
• Deja de contar para las medias, los rankings y la evolución del closer.
• Sigue contando para la caja, los resultados y el volumen: si esa llamada cerró una venta, la venta se mantiene en Estadísticas y en Comisiones.

Es reversible: Calificar llamada recupera la nota y su efecto en las medias.

Consideraciones

• El análisis nunca espera a la cita del CRM. El enlace entre una llamada y su cita de GoHighLevel o Calendly solo enriquece el reporte de resultados. Si falta, la llamada se analiza igual.
• Sí depende del manual. Sin manual activo no hay rúbrica contra la que puntuar.
• Sí depende de saber quién atendió la llamada. Mientras esté en Requiere atención, no se analiza.
• El análisis de IA forma parte de los planes de pago; consulta Planes y facturación.
• Un análisis puede fallar por una transcripción demasiado corta o inservible, o por un error puntual al puntuar. No afecta a la grabación y casi siempre se resuelve reintentando.

Buenas prácticas

• Revisa “Ver criterios” antes que la nota. El desglose regla por regla te dice si la nota baja porque el closer falló o porque el criterio está mal escrito.
• Usa los momentos clave en las sesiones de equipo. Un fragmento de treinta segundos con contexto convence más que un informe entero.
• Marca como “No calificar” en cuanto detectes una llamada atípica, para que no arrastre la media del closer durante semanas.
• No reanalices en masa después de cada retoque. Cambia la rúbrica, deja correr unas cuantas llamadas y compara.
• Trabaja las mejoras repetidas, no las de una llamada. El patrón se ve mejor en Coaching.