Notas de lead

Una nota de lead es lo que tu equipo sabe de una persona y no está en ninguna grabación: que pidió financiación, que vuelve a llamar el lunes, que quiere consultarlo con su socio. Se escriben a mano, quedan firmadas por quien las escribió y acompañan al lead, no a la reunión concreta en la que se escribieron.

Qué es

Las notas no cuelgan de una cita ni de una llamada: cuelgan de la persona. Es la diferencia entre un comentario suelto y una memoria comercial —quien atienda la segunda llamada de ese lead lee lo que dejó escrito quien atendió la primera, sin preguntar por privado ni abrir la grabación entera.

Cada nota guarda quién la escribió y cuándo, así que siempre se sabe de quién es la información. Si alguien la edita más tarde, la nota se marca como editada.

Dónde se escriben

1. Desde una cita. En Citas, cada fila tiene un botón Notas junto a Info. En la vista de calendario está dentro de la reserva del día.
2. Desde una llamada. En el detalle de la llamada, Notas está en la barra de acciones de la cabecera, al lado de No calificar.

En los dos sitios se abre la misma ventana: arriba escribes una nota nueva y debajo se listan las anteriores, de la más reciente a la más antigua. Si una llamada está enlazada con su cita, las dos abren exactamente el mismo hilo.

El botón muestra un contador cuando el lead ya tiene notas, así que en la lista de citas se ve de un vistazo con quién hay historia escrita.

Quién ve y quién edita

• Ver. Se aplica la misma regla que en el resto del producto: el dueño de la agencia llega a cualquier cita y a cualquier llamada de su agencia; un closer, solo a las suyas. Las notas siguen a esa regla — no hay una pantalla aparte de notas que se salte los permisos.
• Editar y eliminar. Cada closer puede editar y borrar sus propias notas; el dueño de la agencia puede editar y borrar cualquiera de su agencia. Los botones solo aparecen cuando de verdad puedes hacerlo.

Cómo se agrupan las notas de una misma persona

TopClosers identifica al lead con lo que le reporta la herramienta de origen: el contacto del CRM cuando existe y, si no, el email o el teléfono de la reserva. Por eso dos citas del mismo lead —o una cita y su llamada— comparten hilo de notas automáticamente.

Cuando una grabación no está enlazada con ninguna cita y el grabador no reporta a nadie externo, la nota se queda en esa llamada: no hay forma fiable de saber de qué persona se está hablando y es preferible eso a mezclar dos leads distintos.

Consideraciones

• Son texto libre, no un campo del CRM. Se guardan en TopClosers y no se escriben de vuelta en HighLevel ni en Calendly.
• No las escribe la IA. El resumen automático del lead es otra cosa: lo tienes en Informes de lead. Las notas son lo que aporta la persona.
• Máximo 5.000 caracteres por nota. Para lo demás, mejor varias notas cortas y fechadas que una larguísima.

Buenas prácticas

• Escribe la nota al colgar. Lo que no se escribe en los dos minutos siguientes a la llamada se pierde.
• Anota compromisos, no resúmenes. El resumen ya lo hace el Análisis de llamada; la nota es para lo que pasa fuera de la grabación.
• Si hay una fecha, además crea un recordatorio. Las notas no avisan; los Recordatorios sí.