Equipo y roles

Tu agencia en TopClosers tiene dos roles: el dueño, que administra todo, y el closer, que vende y recibe coaching sobre sus propias llamadas. La página Equipo es donde el dueño invita, revisa y da de baja a los miembros — y donde se decide, con una sola cosa (el email), que cada grabación acabe atribuida a la persona correcta.

Qué es

Una agencia es un espacio de trabajo aislado: sus llamadas, su manual de ventas, sus citas y sus estadísticas. Todo el que entra lo hace con uno de estos dos roles.

Dueño

Administra la agencia: conecta integraciones, sube y edita el manual, invita closers y ve todas las llamadas y todos los paneles.

Closer

Vende. Ve únicamente sus propias llamadas, su feedback y su evolución — nunca las de otro compañero.

Los roles no son un adorno de la interfaz: la restricción se aplica en el servidor. Un closer no puede ver las llamadas de otro aunque conozca el enlace directo.

Qué ve y qué puede hacer cada rol

Área	Dueño	Closer
Llamadas	Todas las de la agencia	Solo las suyas
Análisis y coaching	De cualquier llamada	Del feedback de sus llamadas
Citas	Todas, y edita el estado	Solo las suyas, sin editar
Manual de ventas	Sube, edita y versiona	Lo consulta como referencia
Integraciones	Agenda, CRM y todos los grabadores	Solo su propio grabador
Equipo	Invita y elimina miembros	Sin acceso
Productos	Los crea y edita	Sin acceso
Estadísticas y comisiones	De toda la agencia	Acotadas a sí mismo
Planes y facturación	Sí	No

Los paneles también están acotados

Un closer sí entra en estadísticas y comisiones, pero siempre ve sus propios números. No hay forma de ampliar ese alcance desde la interfaz ni desde la dirección de la página.

Cómo se forma una agencia

El orden importa poco, salvo en un punto: sin manual no hay puntuación, y sin grabador conectado no hay llamadas. Este es el camino habitual, resumido — está paso a paso en Configuración inicial.

1. El dueño crea la agencia y define su configuración general, incluido el idioma en el que se escribirán los informes y el coaching.
2. Sube el manual de ventas y revisa la rúbrica que se genera a partir de él.
3. Conecta la agenda o el CRM de la agencia: GoHighLevel, Calendly o ambos.
4. Invita a los closers desde Equipo.
5. Cada closer conecta su propio grabador y, a partir de su siguiente llamada, todo funciona solo.

Cómo se invita a un closer

1. Como dueño, abre Equipo.
2. En Invitar a un closer, escribe su email — el mismo que usa en su herramienta de grabación.
3. Pulsa Enviar invitación. TopClosers genera un enlace de invitación y, si el envío de emails está configurado, también se lo manda por correo.
4. Copia el enlace y envíaselo tú mismo si quieres asegurarte de que llega.
5. El closer abre el enlace, crea su cuenta y entra ya dentro de tu agencia.
6. Pídele que conecte su grabador en Ajustes → Integraciones: Fathom o Bluedot, uno por persona.

Mientras no acepte, la invitación aparece en Invitaciones pendientes, con quién la envió y cuándo caduca. Desde ahí puedes copiar el enlace otra vez o cancelarla: si la cancelas, el enlace deja de funcionar al momento y siempre puedes volver a invitar.

La regla del email (la más importante de esta página)

El email de la invitación debe ser el mismo del grabador

TopClosers atribuye cada grabación a una persona por el email con el que se grabó. Si invitas a alguien con nombre@tuagencia.com pero graba en Fathom o Bluedot con nombre@gmail.com, sus llamadas no se emparejarán solas con él.

Es el único dato que enlaza una grabación con un ser humano, y por eso la propia página de Equipo te lo recuerda antes del formulario. Comprueba con cada closer con qué correo tiene su cuenta de grabación antes de invitarlo; es más rápido que arreglarlo después.

Qué pasa si no coincide

Nada se pierde. Cuando llega una grabación cuyo correo no corresponde a nadie del equipo:

1. La llamada entra igualmente, con su transcripción completa.
2. Queda en estado Requiere atención, en un bloque destacado arriba de Llamadas que solo ve el dueño.
3. El análisis queda en pausa: TopClosers no puntúa una llamada sin saber a quién corresponde.
4. El dueño pulsa Asignar closer, elige a la persona correcta, y el análisis arranca automáticamente.

El aviso te dice además el motivo: el correo que grabó no está en tu equipo, o la grabación llegó sin correo del grabador.

Consejo

Si un closer aparece repetidamente en esa cola, no lo resuelvas llamada a llamada: cambia el correo de su cuenta de grabación para que coincida con el de TopClosers, o vuelve a invitarlo con el correo real de su grabador. La cola se vaciará sola a partir de ahí.

Ver el estado del grabador de cada miembro

Cada closer graba con una sola herramienta, la que prefiera. Para ver quién la tiene conectada, el dueño entra en Ajustes → Integraciones: junto a las conexiones de agenda y CRM hay una tarjeta de grabación de llamadas con una fila por miembro del equipo, indicando qué grabador usa cada uno y si está conectado.

Desde ahí el dueño puede iniciar la conexión de un miembro, cambiar su grabador o desconectarlo. Un closer entra a la misma página, pero solo ve su propia fila.

Cambiar de grabador sustituye al anterior — no se graba con dos a la vez — y las llamadas ya importadas se quedan donde están.

Eliminar a un miembro

En Miembros tienes a todas las personas con acceso al espacio de trabajo, con su rol y su fecha de alta. El botón de eliminar pide confirmación antes de actuar.

Al eliminar a un closer:

• Pierde el acceso de inmediato y deja de recibir feedback.
• Sus llamadas y análisis anteriores se conservan en tu espacio de trabajo, con su historial y sus puntuaciones.

Los dueños no se pueden eliminar, y tampoco puedes eliminarte a ti mismo.

Consideraciones

• Un miembro pertenece a una agencia. Para mover a alguien a otra agencia, elimínalo e invítalo desde la nueva.
• Cambiar el rol de alguien no es una acción de esta página: se define al invitar.
• Las invitaciones caducan. Si a alguien se le pasó el plazo, cancélala y envíale una nueva.
• El envío automático de la invitación por email depende de que el envío de correo esté configurado; el enlace copiable siempre funciona.
• Cada miembro gestiona su propio acceso y sus datos de cuenta desde su perfil. Lo tienes en Cuenta y soporte.
• El plan de la agencia lo decide el dueño y aplica a todo el equipo: si la agencia está en el plan Gratis, las limitaciones afectan también a los closers. Ver Planes y facturación.
• ¿Dudas rápidas sobre roles y accesos? Están recogidas en las preguntas frecuentes.

Buenas prácticas

• Pide el correo de grabación antes de invitar. Es el 90 % de los problemas de atribución y se evita con una pregunta.
• Invita solo a los closers cuyas llamadas quieres evaluar. Cada persona invitada es un espacio de coaching, no un asiento decorativo.
• Revisa la cola de llamadas que requieren atención cada semana; mientras esperan, no puntúan ni cuentan para nadie.
• Comprueba el estado del grabador al dar de alta a alguien nuevo. Un closer sin grabador conectado no genera ni una sola llamada.
• Explica a cada closer, el primer día, que solo verá lo suyo: reduce fricción y hace que el feedback se lea como coaching y no como vigilancia.