El manual
El documento que describe cómo vende tu equipo. Lo subes tú, en PDF, texto plano o Markdown.
Manual de ventas
El manual de ventas es la fuente de la verdad de TopClosers. Todo lo que se puntúa, se compara y se recomienda sale de ahí: si tu manual dice que hay que confirmar presupuesto antes de presentar precio, eso es lo que la IA busca en cada llamada. Sin manual no hay análisis.
La pantalla Manual de ventas es del dueño de la agencia. Los closers no la editan: ellos ven el resultado en el análisis de sus llamadas.
Hay dos cosas distintas y conviene no mezclarlas:
La rúbrica
Lo que la IA extrae del manual: los apartados puntuables de tu venta, cada uno con un peso y unos criterios de éxito.
La puntuación
Cada llamada se puntúa apartado por apartado contra esa rúbrica, de 0 a 10.
El manual aporta el contexto y el vocabulario; la rúbrica aporta las reglas con las que se pone nota. Puedes editar la rúbrica todo lo que quieras sin volver a tocar el documento.
Cómo se configura
Sección titulada «Cómo se configura»-
Abre Manual de ventas desde el menú lateral. Si todavía no hay ninguno, verás la pantalla de bienvenida con los tres pasos del proceso.
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Sube tu manual. Arrastra el archivo a la zona de subida o haz clic para explorar. Se admiten PDF,
.txty.md, hasta 20 MB. Puedes darle un Título para que tu equipo lo reconozca; si lo dejas vacío se usa el nombre del archivo. -
Pulsa “Subir y crear mi rúbrica” y deja la página abierta. La lectura del documento y la preparación de la rúbrica tardan unos segundos.
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Revisa la rúbrica propuesta. Aparece dividida en dos bloques: Fases de la venta y Criterios generales. Nada de esto es definitivo: es un borrador para que tú lo corrijas.
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Ajusta nombres, criterios y pesos. El pie del editor muestra en todo momento el Peso total, que debe llegar al 100%.
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Pulsa “Guardar rúbrica”. A partir de ese momento, cada nuevo análisis usa esta versión.
Fases y criterios generales
Sección titulada «Fases y criterios generales»La rúbrica admite dos tipos de apartado, y ambos se puntúan igual, de 0 a 10, y ambos pesan sobre la nota final.
- Fases de la venta. Las etapas de tu proceso, en orden: apertura, diagnóstico, presentación, cierre… Cada fase se evalúa sobre su tramo de la llamada.
- Criterios generales. Estándares que no pertenecen a un momento concreto: tono, metodología, quién habla más, disciplina de cierre y seguimiento. Se evalúan sobre la llamada entera, de la primera palabra a la última, y un desliz al final cuenta igual que uno al principio.
La regla práctica: si puedes señalar el minuto en el que debería ocurrir, es una fase; si es algo que debe cumplirse durante toda la conversación, es un criterio general.
El Peso de un apartado es su parte de la nota global de la llamada. Los pesos de todos los apartados — fases y criterios generales juntos — deben sumar 100%. Mientras no sumen, la rúbrica no se guarda.
Reparte el peso según lo que de verdad decide tus ventas, no según lo que ocupa más tiempo. Un cierre de tres minutos puede pesar más que un diagnóstico de veinte.
Cómo escribir buenos criterios de éxito
Sección titulada «Cómo escribir buenos criterios de éxito»Los criterios son lo que la IA busca literalmente en la transcripción. Cuanto más observables sean, más consistente es la nota.
El formato recomendado — y el que la IA propone por defecto — es una lista de puntos aditivos:
- Una regla por línea, en formato
+N pt: comportamiento observable. - Entre 5 y 8 reglas por apartado, para que la nota tenga grano fino.
- Como máximo +3 pt por regla: cuanto más bajo el techo, más comportamientos distintos tiene que enumerar el apartado.
- La suma de todas las reglas del apartado debe dar 10 puntos.
Cada regla se evalúa como cumplida, parcial o no cumplida, y la nota del apartado sale de ese recuento. Por eso una regla ambigua (“hace un buen descubrimiento”) produce notas erráticas, y una regla observable (“pregunta por el presupuesto disponible antes de dar precio”) produce notas estables.
Ejemplo real
Sección titulada «Ejemplo real»Un apartado de Descubrimiento con peso 25%:
+3 pt: hace al menos dos preguntas abiertas sobre la situación actual antes de presentar nada.+2 pt: cuantifica el problema en dinero, tiempo o volumen con una cifra concreta que da el lead.+2 pt: pregunta explícitamente por el presupuesto disponible o el rango de inversión.+2 pt: identifica quién más participa en la decisión.+1 pt: resume lo escuchado y pide confirmación antes de pasar a la propuesta.Y un criterio general de Control de la conversación con peso 10%:
+3 pt: el prospecto habla más que el closer durante la llamada.+3 pt: ningún monólogo del closer supera los dos minutos.+2 pt: cada objeción se responde con una pregunta antes que con un argumento.+2 pt: la llamada termina con un siguiente paso concreto, con fecha.Editar, reordenar y regenerar
Sección titulada «Editar, reordenar y regenerar»- Añadir una fase o Añadir un criterio general crea un apartado nuevo al final de su bloque. Una rúbrica admite hasta 16 apartados y necesita al menos una fase.
- Las flechas de cada tarjeta suben o bajan el apartado. El orden de las fases debe reflejar el orden real de tu venta.
- El icono de papelera elimina el apartado.
- Regenerar con IA vuelve a leer tu manual y propone un conjunto nuevo de apartados. Pide confirmación porque sobrescribe lo que hay en pantalla, incluidas tus ediciones.
- Reemplazar manual sube un documento nuevo y crea una versión nueva de la rúbrica.
Versiones
Sección titulada «Versiones»La cabecera del manual muestra la Versión activa y la fecha de subida. Cada vez que reemplazas el manual, se crea una versión nueva y las llamadas siguientes se puntúan con ella.
Lo importante es qué pasa con lo que ya estaba analizado:
- Las llamadas ya analizadas no se vuelven a puntuar. Conservan la nota que obtuvieron con la rúbrica con la que se evaluaron.
- Editar o borrar un apartado no borra el pasado. Cada nota por apartado guarda el nombre, el tipo y el peso que tenía en el momento del análisis, así que el informe de una llamada antigua se sigue leyendo igual aunque hoy esa fase ya no exista.
- Los cambios afectan solo a lo que venga después. Si quieres que una llamada antigua se puntúe con la rúbrica actual, vuelve a analizarla desde su ficha (ver Análisis de llamadas).
Esto es lo que permite comparar la evolución de un closer sin que un cambio de rúbrica falsee el histórico — pero también significa que, justo después de un cambio grande, las notas nuevas y las viejas no son estrictamente comparables.
Consideraciones
Sección titulada «Consideraciones»- La pantalla es solo para el dueño de la agencia.
- Sin manual activo no hay análisis. Súbelo antes de conectar los grabadores, o las primeras llamadas se quedarán esperando.
- Los pesos deben sumar 100%, cada apartado necesita nombre y criterios, y la rúbrica necesita al menos una fase de la venta.
- Los nombres de las fases y todo el coaching se escriben en el idioma de la agencia, no en el del documento. Puedes cambiarlo en los ajustes de la agencia.
- La rúbrica es de toda la agencia: no hay rúbricas distintas por closer ni por producto.
Buenas prácticas
Sección titulada «Buenas prácticas»- Sube el manual real, no un resumen. Cuanto más detalle tenga el documento (guiones, objeciones típicas, prohibiciones), mejor interpreta la IA tus criterios.
- Empieza con pocos apartados. Seis u ocho bien escritos rinden más que dieciséis vagos.
- Revisa la rúbrica después de las primeras diez llamadas. Si un apartado saca siempre 10 o siempre 3, el problema suele estar en el criterio, no en el equipo.
- Cambia la rúbrica en bloque, no cada semana. Cada cambio corta la serie histórica; agrupa los ajustes y aplícalos de una vez.
- Comparte los criterios con el equipo. Un closer que sabe exactamente qué se puntúa mejora más rápido que uno que solo ve la nota. Consulta Coaching para el seguimiento.